Durante esta nuestra tercera entrada sobe la concepción organizativa para nuestra empresa vamos a intentar desarrollar un punto de vista más profundo y específico como son los sistemas y subsistemas que pueden hacer no sólo que nuestra funcionalidad sea perfecta sino que además reúna el sentido adecuado que buscamos.

En primera instancia deberíamos decir que es fundamental que nuestra empresa para quedar definida como una organización de forma correcta debe dividirme en los sistemas y subsistemas ya nombrados, no sólo por la capacidad divisional que eso nos ofrece sino por la buena evolución que nos puede ayudar a obtener a largo plazo en cuanto al tamaño de nuestra entidad.

Para comenzar diremos que aunque los sistemas sean los principales exponentes de la correcta división, los subsistemas son las unidades mínimas y dependientes de la actividad empresarial, por lo que son realmente los puntos o factores fundamentales que ayudan al buen funcionamiento de todos los sistemas.

Los subsistemas no sólo comportan por tanto dichas pequeñas partes específicas de los sistemas, sino que además dependiendo de la necesidad que tengamos en cada momento tienen la gracilidad de ser constituidos en distintos sentidos:

• Sentido horizontal: son las que marcan las diversas áreas funcionales de nuestra empresa, relacionan de forma real todas las áreas que se encuentran a una misma altura organizativa fomentado la colaboración y buen funcionamiento.
• Sentido vertical: sobre todo ayudan a que las distintas escalas de la empresa se encuentren relacionadas, es decir, el nivel institucional, de dirección y técnico o productivo estaría enmarcados en un mismo subsistema de colaboración que puede ser muy beneficioso para conseguir una mejor ejecución de ciertos proyectos en plazo, forma y objetivo.

 

Por tanto debemos valorar mucho el sentido real de las organizaciones o nuestras empresas como sistemas y subsistemas de producción, en los que cada uno de ellos de forma independiente, sean capaces de coordinarse y autogestinarse.

Los beneficios que ofrece este tipo de distribución estratégica son amplios como una mayor racionalidad en los procesos, una obtención de datos internos mucho mejor gracias a tener una organización interna más abierta, no tener una relación artificial de tipo horizontal y vertical que puede crear problemas entre empleados y además la capacidad de que el volumen jerárquico quede reducido a un simple organigrama gracias a las colaboraciones directas en los campos específicos de los subsistemas.

Durante esta segunda entrada vamos a intentar descubrir cuales son los cinco puntos fundamentales que hacen que nuestra empresa se pueda configurar como la organización que necesitamos que sea para llevar a cabo nuestra actividad empresarial.

Los cinco puntos son:

• Interés por la supervivencia: es evidente que una de las cosas más importantes para nosotros es que nuestra empresa siga adelante y consiga perdurar en el tiempo. La supervivencia puede ayudarnos a mejorar y tener una sinergia como organización de mejora muy importante.
• Conjunto de individuos unidos: es fundamental para que la organización de por sí tengo éxito. Cuanto más cohesionados estén nuestros empleados y mejor ejecuten su trabajo más factible será la mejora de neustra empresa con respecto al resto del mercado.
• Relación con el entorno: para ser capaces de conseguir un buen concepto como organización por parte del resto del mercado tenemos que conseguir llegar a él con una buena impresión sin olvidar de hacernos ecos de las necesidades de los propios consumidores que también conforman el entorno.
• Estructura interna adecuada: no sólo es importante la correcta cohesión de nuestro empleados, sino que muchos de ellos se encuentren en el puesto que son capaces de desempeñar de forma adecuada para así conseguir una mejor evolución de nuestro sistema.
• Orientado a un objetivo: es quizá el concepto más importante que debemos tener en cuenta a la hora de conseguir tener un claro concepto de organización. El objetivo además casi siempre es capaz de ayudarnos a segmentar las demás opciones de nuestra empresa y conseguir una correcta adecuación temporal de nuestras decisiones.

 

En definitiva tener claros ciertos puntos como los anteriores pueden ayudarnos a situar mucho mejor la realidad de nuestra empresa así como la capacidad real que tenemos de convertirlo en organización real en cuanto a su estructura y situación.

Toda consecución numérica cuando se repite tiende a descubrir cifras relevantes y patrones. Dado el gran número y variedad de cifras existente en los balances lo mejor es realizar el estudio en base a los ratios. Esto descubre más posibilidades pues también podemos utilizar los ratios de RRHH, que cuantifican valores cualitativos y miden factores humanos.

Más allá de los patrones lo complicado está en descubrir cual va a ser el siguiente estado que va a producirse en el proceso estudiado. Es decir, tenemos que adivinar el siguiente paso, que no tiene por qué ser parte del patrón aunque esté influenciado por el mismo.

Para empezar voy a dar una definición de lo que es esta cadena. Se trata de una herramienta creada por el matemático ruso “Andrei Markov” en el año 1907 que mezcla principios algebraicos y estadísticos para analizar procesos estocásticos (que evolucionan a lo largo del tiempo en un conjunto de estados).

Es posible aplicar este principio a campos tan diferentes como la meteorología, astrología, biología… o a las empresas (entre otras muchas áreas, por supuesto).

En lo que nos interesa, se ha aplicado para analizar patrones de morosidad, necesidades de personal, prever defectos en maquinaria, etc… (os dejo el enlace a un documento bien detallado con un ejemplo práctico aplicado a la contabilidad donde incluso se utiliza la ley de Chapman-Kolmogórov).

Existen varios tipos de cadena según el número de estados esperados, siendo más sencillo aplicar una cadena de número finito. Todo depende de las probabilidades de transición en “x” pasos.

Personalmente he jugado con este tipo de cadenas por la capacidad de mostrar datos futuros con criterio y en base a la historia de la propia empresa. Por ejemplo, en base a ratios de rotación de personal (del que tendré que hablar algún día) podemos estipular de forma aproximada las necesidades a largo plazo de medios, entrevistas, formación interna y bajas que se producirán en el futuro según lo acontecido en los últimos 5 años ( por ejemplo ). La previsión ayuda a la planificación y al ser un método matemático con “memoria” a largo plazo es un aliado perfecto para un empresario con visión estratégica.

El problema de estas cadenas radica en la dificultad de su cálculo en casos donde el número de estados es muy grande (por eso recomiendo realizarlo en base a ratios relevantes) y en la búsqueda de factores que respondan a las “propiedades markovianas”.

Además, requiere de personal cualificado para crear un sistema eficiente para esos casos. Para ello se puede hablar con un informático ya que deberá realizarse una base de datos y este deberá estudiar las fórmulas para aplicarlas de la mejor manera posible.